Comment Digiforma a amélioré la productivité de ses clients en éliminant leurs tâches de doubles saisies entre sa solution et HubSpot.
Un peu de contexte
Digiforma décharge les organismes de formation des tâches administratives & techniques, leur permettant de se focaliser sur la transmission de compétences aux apprenants.
Client
À propos
employés
Défis relevés
Problématiques
Comprendre les spécificités du projet.
- Une solution SaaS Digiforma disposant d'une API mais non connectée au CRM HubSpot ;
- Une API à la documentation incomplète et dont certains cas d'usages n'avaient pas été testé ;
- Des utilisateurs sur les 2 solutions obligés de faire de la double saisie d'informations au risque d'une perte de la qualité de données ;
- Une volonté des équipes Digiforma de proposer à ses clients de services complémentaires à l'acquisition de la solution SaaS ;
- Souhait de se faire accompagner par une équipe experte des APIs HubSpot.
Data input
La phase de cadrage.
Kickoff projet
- Définition de l'équipe projet.
- Validation de la méthodologie.
- Revue des parcours client.
- Revue des processus existants.
- Revue du planning.
Audit & conception technique
- Audit de la documentation technique de la solution Digiforma.
- Revue du modèle de données de la solution Digiforma.
- Conception du tableau de correspondance des données entre Digiforma et HubSpot.
Conception fonctionnelle
- Réflexion et création des étapes et responsabilités de l'onboarding client.
Définition du backlog
- Définition et validation des epics.
- Définition et validation des users stories.
- Planification et priorisation des sprints.
Diagramme de flux d'échange des données
Value output
La phase de développement.
Mise en place de l'architecture technique
- Mise en place et configuration serveur.
- Installation et configuration des librairies de développement ETL.
- Mise en place et configuration d'une plateforme HubSpot de test.
- Installation et configuration de l'application privée HubSpot.
Lot 1 : connecteur Digiforma > HubSpot
- Développement de la synchronisation de données entre les objets apprenants et contacts.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets intervenants et contacts.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets entreprises et entreprises.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets financeurs et entreprises.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets lieux de formation et entreprises.
- Tests dans l'environnement de pré-production et prise en compte des retours.
Lot 2 : connecteur HubSpot > Digiforma
- Développement de la synchronisation de données entre les objets contacts et apprenants.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets contacts et intervenants.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets entreprises et entreprises.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets entreprises et financeurs.
- Développement de la synchronisation de données entre les objets entreprises et lieux de formation.
- Tests dans l'environnement de pré-production et prise en compte des retours.
Déploiement
- Rédaction d'une documentation technique pour les équipes Digiforma.
- Rédaction d'une documentation fonctionnelle pour les utilisateurs de l'application.
- Mise en production de l'application.
Application HubSpot pour Digiforma
Value output
La phase de maintenance.
Maintenance applicative
- Monitoring et remontée des log d'erreurs du connecteur Wordpress <> Airtable
- Corrections et validation en fonction des dysfonctionnements rencontrés
En chiffres
Les résultats obtenus.
7
objets
synchronisés et associés
80
champs personnalisés
synchronisés
2
connecteurs
pour une synchronisation bidirectionnelle
Témoignage.
< Connecter >
« Notre collaboration avec Kaffein était basée sur le travail en bonne intelligence et la transparence, ce qui est très agréable ! Nous pouvons maintenant proposer des services complémentaires à nos clients. »
Mélanie Lemoigne
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* les champs avec une astérisque sont obligatoires (et oui, une donnée de qualité c'est important!)